远程办公已成为几乎所有行业员工的常态，尤其是在新冠疫情的影响下。大多数人已经适应了这种情况，但与任何事情一样，它也带来了挑战。在家工作需要你明智地管理时间，而当你需要全天参加多个视频会议时，这并不总是那么容易。频繁参加远程会议是远程工作者最大的抱怨之一。这是可以理解的！在下面的文章中，我们将提供一些关于如何更好地管理未来视频会议的有用提示，以便您可以充满信心且高效。
测试你的视频会议技术
远程办公期间召开视频会议的 15 个技巧 – 测试您的视频会议技术得益于现代技术，视频会议通常不需要任何特殊硬件。笔记本电脑、智能手机和平板电脑都配有摄像头和麦克风。您还可以购买带麦克风的耳机，以获得更好的音频效果或为台式电脑添加音频。无论使用哪种技术，您都需要测试您的设置以确保一切正常。大多数电话会议工具都包含用于检查视频和音频的测试选项。测试选项通常位于设置菜单中。
如果您正在使用我们的功可
以通过点击“开始视频”旁边的下拉菜单并选择“视频选项”来测试您的视频。在这里，您可以确保选择了正确的摄像头并测试视频是否正常工作。回声和音频质量差是视频会议中最常见的问题。通常，您可以通过佩戴耳塞或耳机来解决这些问题。将音频与麦克风隔离有助于防止回声，并使其他人更容易听到声音。
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远程办公期间召开视频会议的 15 个技巧 – 检查互联网连接速度
均建议使用视频流的家庭中每人的下载速度至少为 8 Mbps 。您可以使用在线工具测试您的互联网速度。即使是最慢的有线互联网套餐也能提供约 25 Mbps 的速度。但是，如果您家中有多个人同时在线观看视频，您可能会发现连接问题。
DSL 互联网用户在虚拟会议期间更容易遇到 连接问题和延迟。DSL 连接的平均速度为 6 Mbps。如果您目前拥有便宜的 DSL 套餐，请考虑升级到更高的 7 份商务感谢信样本 速度或切换到有线或光纤互联网。
3. 为视频会议做好工作站准备
在让别人看到您的家庭工作区之前，请先将其清理干净！ 保持工作区整洁显然会营造出更专业的形象。清除所有杂物，并选择不包含分散注意力的背 CW 线索 景的位置或拍摄角度。除了清理工作区域外，还要检查照明。如果光线太暗，您的同事可能很难看到您。如果可能，请选择一间自然光充足的房间。自然光有助于提高视频的清晰度。标准白炽灯可以增加橙色/红色色调。如果房间缺乏阳光，请使用能产生柔和冷光的灯。色温为5000K 或更高的灯可使图像更清晰、更清晰。
检查摄像机的位置
在虚拟会议期间，参与者通常会将摄像头对准自己的脸部。在连接到虚拟会议之前，请检查摄像头的位置和视频流的质量。相机应与眼睛齐平或略高于眼睛。相机位置过低通常不美观，因为它会突出您的下巴和鼻孔。如果相机位置过高，您可能会发现自己经常向上看。绝对不要犯新手错误，将相机位置过低……反过来，您下午 2 点还穿着醒目的睡裤。
如果您有笔记本电脑，相机可能已经放在正确的位置。对于使用台式电脑的用户，您可能需要将相机直接放在显示器上方。如果您使用平板电脑或智能手机，请考虑购买小型桌面三脚架或支架，以将相机保持在合适的高度。
5.关闭程序和未使用的网站
在计算机、笔记本电脑或移动设备上打开过多程序可能会影响视频通话的性能。您可能会遇到延迟或软件崩溃，这可不是什么好事。
关闭所有不必要或与电话会议主题无关的程序，尤其是音乐或视频软件。让音频流软件继续运行可能会干扰视频流。除了关闭未使用的计算机程序外，还要关闭浏览器中所有未使用的网站。许多远程工作者都曾遇到过同事注意到浏览器中打开了不合适的网站标签的尴尬情况。如果虚拟会议不需要某个网页，请将其关闭。
6.了解视频会议礼仪
远程办公期间召开视频会议的 15 个技巧 – 了解视频会议礼仪为了避免尴尬的情况，您还需要了解一些电话会议礼仪的基本知识。以下是您在下一次虚拟会议期间应遵循的一些礼仪规则：
积极倾听
穿着得体
保持沉默
避免干扰
积极倾听他人发言，而不是发呆或查看电子邮件。像对待面对面会议一样对待会议。注意其他参与者，并将目光集中在屏幕上。简而言之，尊重同事就像尊重自己一样。
你也应该穿着得体。穿睡衣可能不会给你的同事和上司留下好印象。商务休闲装通常是可以接受的。只要确保你不要忘记穿上裤子就行。（看看前面的评论，你会惊讶地发现有多少人忘记了这一点！）
在视频通话中，不说话时将自己静音也是一种常见的做法。保持静音可防止您发出不必要的背景噪音。等到您准备好说话后再取消静音。
商务会议也值得您全神贯注。如果可能的话，请在私密的房间内安装摄像头。孩子、宠物和其他干扰可能会扰乱会议。您的同事不太可能容忍频繁的干扰……但无论如何，您不应该心不在焉。
7.提前计划虚拟会议
远程办公期间召开视频会议的 15 个技巧 – 提前规划虚拟会议
始终规划您的虚拟会议，以便您可以将其保存在日历中。在安排视频会议之前，请花时间考虑以下细节：
设定目标
创建谈话要点列表
提前分配任务
避免超长会议
您应该首先为会议设定一个总体目标。如果会议没有明确的目标，可以通过电子邮件或短信来处理，以节省每个人的时间。
将目标分解成单独的谈话要点。这样更容易让会议保持正轨。概述会议内容后，将任务分配给员工。例如，您可能需要有人做笔记或更新记录。
让会议简短而愉快通常是最好的方法。冗长的会议会占用处理其他任务的时间，并降低员工的参与度。一些专家认为会议时间应控制在 30 分钟或更短。
即使你不负责策划会议，你也应该提前做好准备。收集会议期间可能需要审阅或分享的任何必要文件或材料。
8. 避免使用智能手机或平板电脑
只有在无法使用笔记本电脑或台式电脑时，才应使用智能手机和平板电脑。例如，在多个远程位置工作的员工可能必须使用移动设备。其他人应该使用笔记本电脑或台式电脑，以便更有效地进行虚拟会议。
即使是高端智能手机和平板电脑也难以处理多任务。如果您需要在会议期间访问文档或网站，您可能会在手机或平板电脑上的应用程序之间切换时浪费太多时间。
使用台式机或笔记本电脑还可以使用有线以太网连接，而不是 Wi-Fi。与 Wi-Fi 相比，有线连接应提供更高的稳定性，从而降低视频通话中断的风险。
9.关闭计算机上的通知
如果您在计算机上使用桌面通知，请将其关闭。通知可能会分散注意力并干扰视频会议工具。
在 Windows 10 上，您可以一次禁用所有通知。单击“设置”窗口中的“通知和操作”。将“从应用程序和其他发送者获取通知”下的开/关开关切换到关闭位置。这将阻止所有应用程序向您的屏幕发送通知。
在 macOS 上，转到 Apple 菜单下的“系统偏好设置”。点击“通知”。在偏好设置部分下，您应该会看到一个应用程序列表。取消选择每个应用程序旁边的“允许通知”选项。
10. 将大群体分成小群体
远程办公期间召开视频会议的 15 个技巧 – 将大团队分成几个小团队
Zoom 和Talkroute Meetings 允许你在一个视频通话中添加最多 100 人。但是，会议中人数过多会分散注意力，并且使每个人都难以分享自己的意见。但如果你需要的话，有更多人参加的选项会更好。
尽量将会议规模控制在可控范围内。例如，你可以将一个大团队分成几个小组，每个小组由不同的主管领导。如果主管或经理需要参加所有会议，也可以将会议安排为连续会议。
11. 准时参加视频会议
远程办公期间召开视频会议的 15 个技巧 – 务必准时参加视频会议
没有人愿意等待其他人来开会。确保你打开视频会议工具并为会议做好准备，这样你才能准时加入。不要成为那个令人讨厌的迟到者，这是最糟糕的。
如果您负责主持会议，请在会议开始时确认每位参会者。让大家知道他们看到了他们，这也给落后者一两分钟的时间加入。
12.升级您的视频和音频设备
如果您对虚拟会议期间的视频和音频质量不满意，请升级您的设备。如上所述，使用耳机有助于隔离音频，从而使所有内容更容易听到。
购买设备时，避免使用蓝牙耳机。有线连接可以消除断线的风险，断线可能会导致您在试图找出问题所在时无法听到声音。
您还可以升级摄像机。即使您的笔记本电脑或计算机显示器有内置摄像头，您也可以连接外置摄像头。寻找全 1080p 高清摄像机。由于技术的进步，全高清摄像机现在相对便宜，这意味着没有理由使用标清视频。
13. 保持笔记本电脑处于充电状态
如果您使用笔记本电脑参加虚拟会议，请保持电源插入。长时间的视频通话很容易耗尽您的电池电量。
对于那些需要在没有电源插头的地方参加会议的人，可以考虑购买便携式充电器。你可以找到功率足够大的充电器，为标准的笔记本电脑电池充电一两次，然后才需要充电。
14. 为虚拟会议创建备份计划
始终要有备用计划，以防技术出现故障。例如，你可以在手机或平板电脑上安装视频会议软件。
虽然应避免使用智能手机和平板电脑，但如果您的计算机或笔记本电脑关机，它们可以作为备用。您无需在会议期间尝试解决问题，而是可以快速登录移动设备，以免扰乱会议。
15. 确定是否需要召开虚拟会议
远程办公期间召开视频会议的 15 个技巧 – 确定是否有必要召开虚拟会议
召开更好的视频会议的最后一条建议是首先确定会议是否真的有必要。您不需要召开实际会议来讨论每个小细节。召开太多会议会降低生产力并使您的员工感到压力重重。
首先，确定您是否已经仔细考虑过您计划在会议上讨论的情况。如果您已经花时间战略性地思考了某种情况并需要意见，您可能希望召开一次会议。
接下来，确定您需要的输入是否需要实时保存。如果您需要讨论一个包含许多变量的复杂情况，那么开会是有意义的。但是，如果您只需要一个是或否的答复，那么您可以发送电子邮件。
选择视频会议提供商
远程办公期间召开视频会议的 15 个技巧 – 选择视频会议提供商
每个团队都不同，每个企业都有自己的需求。确保你向潜在供应商明确哪些通信元素对你来说很重要。视频对你的运营至关重要吗？音频是你的重点吗？你计划一次与多少人通话？例如，像 Talkroute 这样的会议提供商最多支持 100 名内部和外部会议参与者。
另一个重要的考虑因素是贵公司的规模以及是否计划扩大规模。选择能够随业务增长的强大系统将让您高枕无忧。当贵公司处于令人兴奋的扩张阶段时，没有人愿意担心软件许可证的数量。您永远不应该因为旨在帮助您成长的技术而感到受阻。
寻找像 Talkroute 这样的以易用性、优质设计和强大的客户支持而闻名的提供商。与任何技术问题一样，虚拟会议服务需要一些设置和习惯。确保你选择的提供商致力于让你成功使用他们的服务。
充分利用会议
视频会议可能仍是办公室文化的一部分。疫情迫使更多人开始在家办公，这一趋势不太可能消失。
使用讨论的技巧应该可以帮助您从会议中获得更多收益。请记住花时间正确设置视频和音频设备，这是关键。 选择光线明亮的房间或使用能发出柔和冷光的灯泡。摄像头应与眼睛齐平。
会议开始前，关闭所有不必要的应用程序和网站。您还应该关上门并关闭外部噪音源，例如电视或收音机。最终，视频会议应该具有与办公室会议相同的专业水平。尊重每一次会议，避免犯任何视频会议礼仪错误。很简单，但确实会让你的会议效果更好。现在就去使用这些技巧吧！
